7 dicas de como arquivar documentos

Arquivar documentos físicos é uma tarefa a efetuarem qualquer escritório, independente do seu tamanho. A organização da documentação permite evitar a sua acumulação, facilitando o acesso às informações e minimizando os extravios, que necessariamente vão prejudicar a rotina do trabalho fazendo perder muito tempo.

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Como organizar os documentos de uma empresa de forma prática e funcional

1. Deixar os documentos sempre no mesmo sítio

Havendo uma maneira de organizar documentos de uma empresa pré-definida e concretizada, o único cuidado a ter é manter sempre a sua ordem no arquivo, tornando a colocar cada documento no sítio depois de ter sido usado.

Dessa forma, a organização dos documentos do escritório está sempre garantida, para que seja sempre possível encontrá-los quando são necessários.

2. Documentos devem ser separados por categorias

É verdade que cada um tem a sua forma de organização, mas os documentos devem ser, preferencialmente, arquivados por tipos ou natureza, depois por departamentos e dentro destas por um sistema que facilite a sua rápida procura, como, por exemplo, através de uma ordenação pelo abecedário ou por cores.

3. Documentos devem ser sempre tratados como tal

Não pense, nunca, que um documento, por ser de pouca importância, pode ir para o lixo. Nunca se sabe se vai ou não ser preciso para alguma coisa, nomeadamente para uma fiscalização ou auditoria. Organizar toda a documentação torna, assim, segura a sua atividade e deve ser mantida durante um prazo de tempo definido pela legislação.

4. Organização de documentos fiscais

Um dos principais grupos de documentos de um escritório são os documentos fiscais, sejam eles faturas, recibos, notas de crédito…

Os documentos fiscais devem ser organizados por fornecedores (com índice abc), e dentro destes por datas. De notar que é sempre mais fácil organizar, por exemplo, as faturas anexadas com o comprovativo do seu pagamento.

Estando organizados os documentos fiscais é possível melhorar o trabalho da contabilidade, de maneira a que não se perca tempo a procurá-los, quando são pedidos.

5. Documentos relacionados com a empresa

Os documentos relativos à constituição da empresa como escritura, registo comercial, certidão permanente devem ser arquivados cronologicamente e de forma a ser possível aceder-lhes facilmente a qualquer momento.

6. Índice do arquivo

Para além de serem organizados os documentos por uma ordem pré-definida, como por abecedário, ou por numeração, é essencial que o arquivo, na sua globalidade, tenha um índice para ser consultado por quem necessite de aceder aos documentos. Esta é a forma mais prática de se conseguir chegar à documentação que se procura.

7. Destruição dos documentos antigos

Existem documentos que a empresa deve guardar para sempre, como os já referidos documentos relativos à criação da empresa e todos os que se relacionem., No entanto, outros existem que devem ser guardados durante determinado tempo, sendo depois desnecessária a sua manutenção. É o caso dos documentos fiscais cujo prazo de preservação é estabelecido pela lei, sendo possível destruí-los após essa data.

É essencial arquivar todos os documentos necessários e para os quais a lei exige a sua manutenção, mas é também essencial acabar com aqueles que ou já ultrapassaram aquele prazo ou não tem qualquer utilidade mantê-los, por forma a não criar um arquivo geral demasiado extenso, desnecessariamente.

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