Dicas para organizar o seu posto de trabalho

Dicas para organizar o seu posto de trabalho

aqui falámos da importância de organizar os documentos da empresa. Hoje vamos focar-nos no espaço de trabalho e como uma secretária de escritório organizada pode influenciar a nossa produtividade.

É um facto assente que a desorganização seja na mesa do escritório seja no local de trabalho em geral, afeta negativamente a produtividade. Com uma secretária de trabalho em estado “catatónico” é muito mais difícil procurar qualquer papel e muito mais fácil perdê-lo, possibilitando que algo de grave possa vir a ocorrer.

Demasiadas vezes se perde muito tempo à procura de uma informação que poderia estar à frente dos olhos, caso a organização imperasse no nosso posto de trabalho, e muito menos tempo se perderia a arrumar se se dedicasse escassos minutos por dia a fazê-lo.

Vantagens de um espaço de trabalho organizado

1 – Conforto

Chegar ao trabalho de manhã e olhar para a secretária de escritório em total confusão, cheia de pilhas de papel de tal forma que parece que por ali passou um furacão só dá vontade de virar costas e ir embora… A motivação diminui e o apetite para iniciar o que houver a fazer será muito pouco.

Pelo contrário, um espaço de trabalho agradável à vista, com tudo arrumado no lugar certo é já meio caminho andado para motivação ressurgir.

2 – Mais produtividade

Em consequência do que acima se diz, é notório que haverá mais produtividade quer para o próprio quer para os que o rodeiam, já que, no caso de terem também o posto de trabalho desorganizado, terão um forte impulso para deixarem de o fazer.

Desta forma estará mais estimulado tendendo a ter um melhor desempenho nas suas funções.

3 – Mais saudável

Faz parte do senso comum que a desarrumação traz mais pó e com ele bactérias, uma vez que a desorganização traz sempre acoplada a falta de limpeza. Se a isso juntarmos o facto de se comer muitas vezes na secretária de escritório ou no posto de trabalho deixando as migalhas por ali espalhadas, atraindo, pelo menos, insetos logo se conclui que aquele espaço é prejudicial à saúde.

Assim, a limpeza da mesa de escritório, para além de essencial é uma forma de, pelo menos parcialmente, se organizar a papelada e tudo o resto que conterá a secretária.

4 – Imagem mais agradável

Muitas das vezes a bagunça do posto de trabalho é vista pelos clientes como a imagem da própria empresa. Se algum cliente for a uma reunião na empresa e o local de trabalho ou a mesa de reuniões estiver completamente desorganizada essa imagem acaba por ser associada à postura da própria empresa e, desde logo a primeira imagem será muito negativa, o que poderá prejudicar os negócios.

Compare a sensação que terá ao chegar a um local para uma reunião e ter uma das imagens de cima. Note-se que na imagem mais em baixo nem tão pouco tem lugar para colocar o que quer que seja…

5 – Melhoria nas relações pessoais

Os seres humanos, ao contrário das máquinas, são sensorialmente influenciados pelo meio ambiente. Por essa razão, o ambiente que nos rodeia exerce uma ação preponderante na nossa produtividade, nos nossos sentimentos e, consequentemente, nas nossas relações interpessoais.

Quando nos sentimos com raiva ou aborrecidos, não conseguimos tratar o outro de forma adequada. Por mais que tentemos, a boa interação não é natural. E, com certeza, trabalhar num espaço sujo e desorganizado irá influenciar-nos da mesma forma, trazendo à tona muitos sentimentos negativos.

Pelo contrário, todos serão mais cordiais se passarem várias horas do seu dia num local asseado e bem organizado, sentindo-se mais motivados para executar as suas tarefas.

Em jeito de conclusão, podemos dizer que organizar a mesa do escritório dará uma sensação de controlo e ajudará a reduzir a tensão do dia-a-dia. Mas as vantagens não ficam por aí. A arrumação e organização ajudarão a tornar-se mais eficiente, a otimizar o seu tempo e ainda causará uma boa impressão nas pessoas que trabalham ao seu redor ou aos clientes.

Por isso, e para o ajudar neste empreendimento, vamos aqui dar-lhe algumas dicas de como fazer para iniciar e manter a ordem no seu posto de trabalho.

1 – Destralhar o que não interessa

O primeiro passo será fazer um monte com tudo o que tem em cima da secretária: papéis, lápis, colas e fitas-colas… e o pacote das bolachas.

Depois, organizar por itens, iniciando pelos papéis. Confira quais os que necessita e aqueles que já podem ir para o lixo, destruindo estes últimos.

Dos que ainda necessita, faça uma separação por temas: os que tem de entregar alguém, os que são pedidos ainda por tratar, catalogando estes por ordem de prioridade, os que são para arquivar, e por aí adiante. O ideal é que a sua secretária de escritório tenha a menor quantidade possível de papéis e objetos.

Os documentos para arquivar devem ter uma ordem e estar catalogados. Para isso utilize, por exemplo, capas de arquivo ou dossiers coloridos para identificar diversos temas

Passe depois aos objetos que necessita ter em cima da secretária de escritório como canetas e lápis, furador, agrafador etc, de forma a percecionar se não tem em duplicado e se todos funcionam como deve ser.

Não vale tirar de cima da secretária e acumular nas gavetas.

2 – Sistematizar a mesa de trabalho

Cada coisa no seu sítio. Idealize o local onde pretende colocar os materiais ou equipamentos que mais utlizada e ponha-os mais à mão. Depois de usar qualquer objeto sabe qual o sítio, que é para onde deve voltar.

Os que são utilizados raramente podem ficar nas gavetas ou nos armários. É preciso ter em atenção que não se pode atafulhar nenhum espaço. Atafulhar significa perder… “longe da vista” e nunca mais se lembra que existe…

3 – Guarde tudo o que puder em formato digital

O computador tem uma imensidão de ferramentas para nos organizarmos como quisermos. Inclusive, tem notas aderentes para escrever lembranças e recados. Desta forma reduzirá a utilização de papel e o número de folhas de papel na secretária. Mesmo no computador, tenha em atenção as dicas que aqui expomos, porque também ele se quer organizado.

4 – Utilize caixas e cestos

Para arrumação das gavetas ou das prateleiras dos armários utilize caixas ou cestos, para que tudo fique separado e não haja possibilidade de se vir a misturar quando se abre ou fecha as gavetas, por exemplo.

5 – Etiquete tudo

Identifique tudo o que for possível para não se esquecer do lugar de cada coisa e para que toda a gente saiba.

Coloque etiquetas nas caixas, cestos, prateleiras, pastas, gavetas, nas pastas de arquivo etc. Ninguém vai poder dizer que não sabia o lugar de um papel para arquivar ou de qualquer objeto.

Mesmo os cabos que abundam em todos os escritórios podem e devem ser etiquetados e assim não há confusão na hora de desligar da tomada um aparelho específico.

6 – Use e abuse do material de papelaria

Dentro do material de papelaria há uma imensidão de artigos que lhe vão facilitar a organização.

Nas pastas de arquivo use separadores para identificar os diversos tipos de arquivo que dentro da própria pasta contém.

As caixas de arquivo morto, para além de servirem para colocar o arquivo dos anos anteriores que tem, necessariamente, de se manter servem, ainda, para uma infinidade de utilizações, algumas das quais já afloradas aqui. Mas podem servir ainda, para colocar catálogos de fornecedores, por exemplo.

E há mais uma panóplia sem fim de formas de utilização de material de escritório que é impossível colocar todas aqui.

7 – Decore a sua mesa de escritório

Depois de tudo isto, não vamos sobrecarregar a secretária do escritório ou o posto de trabalho com muita coisa só para a decorar.

Mas o facto é que é necessário tornar o ambiente mais agradável, nem que seja com o copo dos lápis mais bonitinho, com uma fotografia da família ou um vaso (ainda que artificial) em cima da mesa.

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