Saiba como organizar documentos na empresa com dossiers de arquivo

A utilização de dossiers de arquivo na organização de documentos na empresa é uma excelente solução para todos os que desejam tornar o seu negócio mais prático e funcional.

Saiba como organizar documentos na empresa com dossiers de arquivo e transforme por completo a comunicação e imagem da sua organização.

O que são dossiers de arquivo?

Os dossiers de arquivo, à semelhança das pastas de arquivo, são um suporte físico de comunicação que faz parte da identidade visual de uma empresa.

Atualmente, há inúmeros tipos de pastas e dossiers de arquivo no mercado e estes podem ter vários formatos em capa de ferragens ou com elásticos e podem ser personalizados para qualquer ocasião.

Os dossiers de arquivo podem ter vários modelos e usam materiais e acabamentos diferentes na sua conceção, dependendo sempre do que pretendem comunicar e para quem. Eles podem ser usados para vários fins, como por exemplo:

  • Formalizar uma candidatura;
  • Apresentar uma proposta para um eventual projeto ou concurso (a utilização de um classificador com ferragem é uma excelente opção pelo impacto visual que provoca);
  • Apetrechar um comercial com os documentos necessários para a realização do seu trabalho (os dossiers com capa de ferragens e os dossiers com abas e elásticos são uma excelente escolha);
  • Agregar todos os dados informativos de um determinado cliente, negócio ou projeto;
  • Reunir outras opções de armazenamento de informações.
Dossier de Arquivo
Dossier Plástico Com Ferragem A4

Dicas para organizar documentos na empresa com dossiers de arquivo

A organização dos documentos da empresa com dossiers de arquivo, classificadores e ferragens aumenta a produtividade e a competitividade de todos, uma vez que ao saber da localização exata de cada item (e se este estiver corretamente catalogado e no sítio certo), tudo se torna mais prático. Destacam-se as dicas seguintes:

Defina um local próprio para guardar os documentos

Os dossiers de arquivo oferecem a hipótese de agrupar todas as informações de um ou de vários documentos num determinado local. Dessa forma, e para manter tudo o mais organizado possível, é fundamental definir o local exato onde serão guardados os arquivos da empresa.

Isso vai fazer com que toda a gente saiba onde se encontra por exemplo os orçamentos enviados aos clientes, os comprovativos de compra, atas de reunião, entre outros documentos igualmente importantes.

Agrupe os dossiers de arquivo em pastas por departamentos

Para melhor organizar documentos na empresa é aconselhável que agrupe os dossiers de arquivo em pastas por departamentos. Pode usar classificadores ou pastas de arquivo para catalogar e classificar por exemplo o departamento financeiro, de comunicação, de vendas, entre outros departamentos.

O mais importante é cobrir todas as áreas da empresa e garantir que estas se encontram corretamente classificadas e organizadas em dossiers de arquivo distintos.

Coloque etiquetas nos dossiers de arquivo

Para facilitar a classificação dos documentos na empresa deverá colocar etiquetas nos dossiers de arquivo para uma melhor organização, disposição e apresentação dos materiais. Atualmente há inúmeras etiquetas autocolantes com cores e medidas diferentes que poderá adquirir para rotular os dossiers de arquivo da sua empresa, o que vai transformar por completo a imagem do seu local de trabalho.

Poderá também cuidar e classificar o arquivo de documentos por ordem alfabética, data, nome do cliente ou numeração.

Informe a equipa do local e da forma como os dossiers de arquivo estão organizados

Depois de definir o local e a forma como os dossiers de arquivo estão situados e organizados numa determinada estrutura organizacional, é necessário partilhar esse método com toda a equipa.

Isso vai fazer com que as pessoas da empresa interiorizem que sempre que for necessário encontrar um determinado documento, será mais fácil encontrar o dossier de arquivo correspondente.  

Privilegie a questão da privacidade de dados

A privacidade de dados é uma questão central na organização e na forma de trabalhar de qualquer empresa. Estes dados – onde se incluem dados pessoais de colaboradores, fornecedores e clientes – devem ser arquivados num local seguro com dossiers de arquivo específicos para o efeito.

Além disso, devem existir regras de acesso restritas e definidas pela própria empresa para uma maior segurança e salvaguarda de dados.

Para consultar a variedade de dossiers de arquivo que a sua empresa tem à disposição, visite a loja online da Ricardo e Vaz e faça já a sua encomenda. Dispõe de um variado leque de opções que vão com certeza responder aos seus desejos e necessidades. Visite o site www.ricardoevaz.com.

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